¡Planea tu semana con esta plantilla de Notion!

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Sales rodando de la cama y tomas el teléfono. Casi sin pensar abres tu correo electrónico y empiezas a revisar los nuevos mensajes que llegaron durante la noche. “Genial”, piensas, “ahora tengo siete nuevas tareas para mi agenda de hoy, y ni siquiera he salido de la pijama”. Desayunas rápidamente, te lavas la cara y empiezas a apagar fuegos. Cuando menos lo esperas es hora de dejar de trabajar. Los proyectos importantes ni siquiera pasaron por tu mente. “Mañana trabajaré en ese reporte”, aseguras. Pero por alguna razón despiertas de nuevo con mil pendientes que no sabes ni de dónde llegaron y tu proyecto importante sigue coleccionando polvo.

Tal vez eres una madre de tres pequeños que vive un día a la vez. Despertar, cambiar pañales, hacer comida, lavar platos, dormir niños, y repetir. Una y otra vez. Miras los armarios de las habitaciones y te estremeces de pensar en todas las cosas que están guardadas ahí. “Mañana organizaré”, te dices. De pronto, tu teléfono suena con una notificación que anuncia que es el cumpleaños de tu mejor amiga. ¿¡Cómo pudiste olvidarlo!? Otro año de mandarle una felicitación por mensaje de voz, cuando quisieras haberle preparado algo especial. “La otra semana le llevaré algo”, piensas. Pero la otra semana se convierte en la siguiente, y la siguiente, y la siguiente. Cuando menos lo esperas, Facebook es quien te recuerda otra vez que tu amiga cumple años.

Vivir en lo urgente —en “modo supervivencia”— parece inevitable, pero no lo es. No necesitamos vivir apagando fuegos. La solución a este modo de vivir puede ser más sencilla de lo que pensamos: detenernos a planear la semana.

Recuérdalo: si vives resolviendo lo urgente es porque no te has detenido a planear lo importante. Lo urgente a veces también es importante, pero la mayoría del tiempo no es así. Lo urgente simplemente demanda nuestra atención de manera inmediata y —si no nos hemos detenido a colocar las cosas importantes en el calendario— lo más sencillo suele ser conceder a lo urgente nuestro tiempo y atención, sin darnos cuenta de que consume gran parte de nuestros recursos (¡si no es que todos!).

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Pero, ¿cómo planeo la semana?

Si te has convencido de que necesitas empezar a planear tu semana, tengo un regalo especial para ti. Regularmente ofrezco talleres de organización en los que trabajo de cerca con las personas para ayudarles a ser más intencionales a la hora de invertir su tu tiempo, energía, y habilidades. Parte importante de estos talleres es la planeación semanal. Y, aunque nunca obligo a mis estudiantes a usar las mismas herramientas que utilizo, sí me gusta mostrarles un poco de mis sistemas de productividad y ofrecerles recursos basados en ellos. ¡Ahora quiero compartir uno de estos recursos contigo! Esta es una plantilla de Notion que te ayudará a diseñar tu propio plan semanal.

Consigue la plantilla aquí.

Seré honesta: empezar a utilizar Notion puede ser abrumador. Es una herramienta extremadamente versátil, que te permite construir toda clase de espacios de trabajo utilizando “bloques”. Estos bloques pueden ser prácticamente cualquier cosa: texto, videos, imágenes, listas de tareas, documentos, y mucho más. Puedes ordenar los elementos de tu espacio de trabajo de la manera que desees. Puedes crear desde una sencilla lista de tareas hasta bases de datos complejas (por cierto, antes compartí en el blog cómo yo uso Notion para almacenar algunas de mis frases favoritas). 

Empezar desde cero con esta herramienta puede ser un dolor de cabeza, especialmente si no eres muy diestro con la tecnología. La buena noticia es que Notion ofrece una amplia selección de plantillas que puedes modificar según tus propias necesidades. Notion también permite que los usuarios creen sus propias plantillas y las compartan con otros en la web. Así que aquí tienes lo necesario para dejar de vivir en lo urgente y empezar a organizar tu semana con Notion.

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Para agregar esta plantilla a tu espacio de trabajo de Notion, solo accede a tu cuenta, da click en este enlace, y luego presiona “duplicate” en la esquina superior derecha.

Ten a la vista tus prioridades

En la parte de arriba de tu revisión semanal tienes un espacio para colocar tres prioridades laborales y tres prioridades personales. Estas son cosas que sí o sí deben llevarse a cabo durante la semana. Es bueno tenerlas a la vista para que, cuando llegue lo inesperado, puedas compararlo con lo importante y determinar si realmente vale dejar de lado tus prioridades para atender la urgencia. Definirás estas prioridades en la sección PLANEAR de tu revisión semanal (más detalles sobre esto en un momento).

Diseña tu revisión semanal

La revisión semanal es una serie de pasos que llevamos a cabo cada semana (valga la redundancia) para definir qué es lo importante y obtener un mapa de acción para que no tengas que preguntar “¿Qué debería estar haciendo?” nunca más. Al terminar tu revisión semanal, sabrás exactamente cuáles son las actividades en que debes enfocarte cada día de la semana.

Primero, hay que diseñar tu lista para neutralizar. En la revisión semanal, neutralizar es recopilar y ordenar la información y tareas que has recibido durante la semana anterior. Neutralizar es ir a esos lugares en donde recibes pendientes, documentos, o citas de reuniones y asegurarte de que todo esté donde debe estar (en tu lista de tareas, archivero y calendario, respectivamente). Puedes ver un ejemplo de una lista para neutralizar aquí.

Después tendrás que diseñar tu lista para evaluar. En la revisión semanal, evaluar es revisar el avance de tus proyectos y determinar en qué debes concentrarte durante la próxima semana. Puedes ver un ejemplo de una lista para evaluar aquí.

Finalmente, deberás diseñar tu lista para planear. En la revisión semanal, planear es definir exactamente qué harás y cuándo lo harás. No solo decir “Esta semana debo trabajar en el reporte”, sino decir exactamente cuándo y dónde lo harás, cuánto tiempo te tomará, y asegurarte de que tienes todo lo que necesitas para completarlo. Puedes ver un ejemplo de una lista para evaluar aquí.

Establece tus metas

La plantilla del plan semanal también tiene una sección para colocar metas anuales. Las metas pueden ayudarnos a mantener el rumbo y seleccionar proyectos que nos lleven al lugar a donde queremos llegar.

Diseña planes de comida o ejercicio

Nada peor que decidir el mismo día qué rutina de ejercicio harás, qué curso estudiarás, o qué necesitas cocinar. Aprovecha tu tiempo de plan semanal para preparar con anticipación todo lo que puedas respecto a las comidas, el ejercicio, los estudios, o las actividades recreativas que deseas realizar durante la semana.

Organiza tus proyectos

La última sección de la plantilla del plan semanal es un espacio para organizar tus proyectos del trabajo, el hogar, el ministerio, o cualquier otra área de tu vida. Los proyectos son actividades compuestas de dos o más tareas (escribir un reporte, producir un video, organizar los armarios, etcétera). Tenerlos en un solo lugar te ayudará a no perder de vista cuáles son las cosas en las que deseas concentrarte. Las tareas más importantes de la semana serán aquellas que te ayuden a avanzar en tus proyectos más valiosos.

No necesitas utilizar esta plantilla para realizar una buena revisión semanal, sin embargo, estoy segura de que te será útil si deseas empezar a organizar tu semana con Notion. Recuerda que lo importante es crear un espacio regular en el que puedas detenerte, reflexionar, y determinar cuáles son las actividades en las que debes estar invirtiendo tu tiempo, energía, y habilidades. Luego podrás empezar a caminar sin culpa.

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