Cómo uso Centered.app para mejorar mi productividad
En mi nota anterior les comenté que uso una aplicación llamada Centered para no trabajar sola… aunque trabajo sola. Es una excelente herramienta para guiar tus tiempos de trabajo y descanso. Si no la has probado, ¡te estás perdiendo de mucho!
En Instagram dejé un tutorial breve sobre cómo funciona Centered. Ahí encontrarás más sobre los aspectos técnicos de la aplicación y cómo empezar a utilizarla. En esta nota compartiré cómo integro Centered en mi sistema de organización personal.
Todo comienza con mi plan semanal, los viernes. Durante este espacio —sin importar lo predecible o caótica que estuvo la semana— me detengo para neutralizar mis áreas de trabajo (tanto físicas como digitales), evaluar el avance de mis proyectos y planear las tareas más importantes para la siguiente semana.
Durante la «evaluación» reviso mis calendarios de proyectos para recordar qué cosas tengo en marcha y determinar cuáles son las tareas que debo completar para seguir avanzando. (Si quieres aprender a planear empleando esta misma estrategia, puedes inscribirte a mi taller Organiza tu Semana).
Usualmente termino con una lista de entre 20 y 35 elementos. Estas son todas las cosas que debo hacer en la siguiente semana. Enseguida de cada uno de estos pendientes escribo el tiempo estimado que creo me tomará completarlos (a mi primer instinto siempre le añado unos 15 minutos, porque suelo ser demasiado optimista). Una vez que tengo esa lista, me aseguro de que los minutos que suman no son exagerados (no puedo cumplir con más de 1200 minutos de tareas de alta concentración en la semana). Si me he excedido, tacho las tareas menos apremiantes y las dejo para la próxima semana. (Por cierto, si todo es apremiante en tu lista, estás haciendo cosas de más y necesitas soltar responsabilidades).
Ahora sí es tiempo de ir a Centered. En «configuración» (settings) hay una sección llamada «cubetas de tareas» (tasks buckets) que te permite crear varias listas para organizar tus pendientes.* Las «cubetas» por defecto son tareas próximas (up next), tareas en general (tasks) y tareas recurrentes (recurring). A estas listas por defecto yo añado una llamada «esta semana».
En la lista general de tareas tengo los pendientes que me gustaría hacer en algún momento pero que no son prioridad. Suelen ser tareas sencillas que puedo intercalar con las tareas que requieren más energía mental (hablaré sobre esto más adelante). Generalmente no son pendientes que saqué de mi tiempo de planeación, sino tareas diversas que se me ocurren durante la semana.
En tareas recurrentes tengo cosas como mi «hacer mi plan semanal», «programar tweets» y «limpiar la bandeja de entrada de correo electrónico». Estas son tareas que suceden diaria o semanalmente, y siempre quiero tenerlas a la mano. Para que no se me olvide ponerlas en mi sesión de Centered cuando corresponde, uso un recordatorio en la computadora.
En mi lista de tareas para «esta semana» añado las tareas de alta concentración que obtuve de mi plan semanal, asegurándome de ajustar el tiempo que estimo me tomará llevar a cabo cada una (Centered le pone 25 minutos por defecto a todas las tareas). Las tareas que surgen de mi plan semanal pero no son de alta concentración (como hacer una llamada o algo así) las pongo en los recordatorios de mi computadora.
Voy tachando las tareas de mi lista conforme las añado en Centered.
Una vez que tengo todas mis tareas para la próxima semana en Centered, las ordeno por prioridad. Después de eso, reviso mi calendario del lunes siguiente y veo cuánto tiempo tengo disponible para realizar tareas de alta concentración. Arrastro varias tareas de mi lista de «esta semana» a la lista de «tareas próximas», para realizarlas el lunes. Antes de salir de la oficina, cierro todos los programas que no sean relevantes para esas tareas y dejo abierto solamente Centered y las aplicaciones que necesitaré durante la sesión de trabajo. El lunes estaré lista para ponerme en acción en cuanto me siente en la computadora.
Al final de cada día laboral hago lo mismo. Reviso rápidamente cuánto tiempo tendré disponible para mis tareas de alta concentración y arrastro el equivalente en tareas a la lista de «próximas», en orden de prioridad. Por supuesto, la lista puede modificarse durante el día de trabajo. Si me atasco con algo o no cuento con suficiente energía mental para hacer cierta actividad, intercalo tareas más sencillas entre las más complejas.
Me encanta Centered porque con esta herramienta puedo planear en el tiempo —considerando cuántos minutos me toman cada una de mis actividades— sin tener que decir exactamente en qué momento del día voy a cumplir con cierta tarea. Con esta aplicación puedo ser realista y flexible a la vez.
* Me parece que esta es una función para usuarios Premium. Si no te aparece, seguramente es por eso.
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