Bloqueo de tiempo: ¿Qué es? ¿Debería utilizarlo?
Mira tu lista de tareas para hoy. ¿Cómo luce? Si eres como la mayoría de las personas, probablemente luce abrumadoramente larga. Dicen por ahí que los humanos sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y subestimamos lo que podemos lograr en un año. La mejor prueba de lo primero es nuestra extensa lista de pendientes diarios.
No te culpo, yo también quiero hacer muchas cosas hoy. Quiero aprovechar al máximo el día. Quiero irme a la cama satisfecha por lo que he logrado y emocionada por lo que lograré mañana.
Pero es hora de volver a la realidad. Los humanos somos seres finitos. Hacemos vida en este universo material. Nuestros recursos —el tiempo incluido— son limitados.
Cada tarea, por ridículamente simple que sea, se lleva acabo en el tiempo. No hay nada que podamos hacer al respecto. Los minutos siguen avanzando; lo que hagamos en ellos es (en gran parte) nuestra decisión, pero el reloj no se detendrá nunca.
Eso puede producir en nosotros una ansiedad terrible. O puede despertarnos a la realidad de que debemos ser más sabios a la hora de planear nuestras tareas diarias. Espero que lo segundo sea el caso.
¿Cómo podemos planear de manera más realista, evitando las listas kilométricas? El bloqueo de tiempo, una de mis técnicas de productividad favoritas, puede ayudarte a lograrlo.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
Algunos expertos en productividad dicen que el calendario es exclusivamente para tus reuniones y eventos; para cosas como juntas de trabajo o citas con el doctor. De acuerdo con ellos, las tareas deben estar en una lista aparte, y jamás mezclar una cosa con la otra.
Pero últimamente he notado que cada vez más personas promueven una estrategia diferente: bienvenidos al bloqueo de tiempo (BT).
En términos sencillos, el BT significa asignar a cada una de tus tareas un lugar en tu calendario. La idea es que no busques hacer ese pendiente “mañana”, sino “mañana de 9:00 a 9:30 AM en la oficina (después del café)”.
Esto no significa que no necesites una lista de tareas (sería poco práctico intentar colocar en tu calendario una tarea en cuanto se te ocurra o tratar de acomodar los pendientes con un mes de anticipación). Sin embargo, tu lista de tareas funcionará como un almacén. Tu lugar de trabajo será en el calendario.
¿Cómo hago el bloqueo de tiempo?
(1) Toma tu lista de tareas para la semana y haz una limpieza: ¿De verdad tienes que hacer todo lo que está ahí? Elimina y delega lo que puedas.
(2) Junto a cada tarea coloca el tiempo estimado que te tomará realizarla.
(3) Añade al menos 15 minutos a cada tiempo estimado. Solemos ser demasiado optimistas cuando planeamos qué tanto nos tomará hacer algo. Conforme vayas practicando, serás cada vez mejor en determinar de manera realista cuánto tiempo llevará realizar cada cosa.
(4) Elige tres prioridades para la semana: Si todo lo demás fracasa, ¿qué es lo que debe hacerse sin falta?
(5) Coloca las tres prioridades en tu calendario. Usualmente yo las pongo en lunes, martes y miércoles a primera hora de la mañana. No las pongo todas el mismo día porque probablemente son tareas difíciles y no quiero abrumarme.
(6) Coloca el resto de tus tareas en el calendario. Yo trato solo de planear uno o dos días con anticipación. Si sucede algún imprevisto, es más probable que todos mis planes se derrumben si tenía toda la semana planeada. Si planeo uno o dos días, puedo ir ajustando el curso conforme avance la semana.
Ideas adicionales:
- Agrupa tareas similares y que no toman demasiado tiempo. Por ejemplo: Responder correos y hacer llamadas pueden agruparse en “Comunicación”. Puedes hacer un bloque de una hora para trabajar en asuntos administrativos y de papelería.
- Haz un calendario especial para tareas. Haz que sea fácil identificar qué cosas de tu calendario son compromisos con otras personas y cuáles son compromisos contigo mismo. Yo tengo dos calendarios para mis tareas: uno gris (que se llama “por hacer”) y otro verde (que se llama “hecho”).
- Incluye tiempos de descanso y considera los momentos de transición. Solemos olvidar cosas como el tiempo en el tráfico o el tiempo que nos toma levantarnos y prepararnos para hacer la primera tarea en nuestra lista. Contempla todas estas cosas
- Prepárate para lo inesperado. Planear no significa que seamos inflexibles. La vida pasa y surgen imprevistos. Eso está bien. Ten espacio libre en tu calendario para mover las cosas y poder atender emergencias. Identifica las prioridades (con un asterisco, quizá) para saber cuáles son las cosas que puedes mover y cuáles no.
- Considera hacer tu BT (al menos al principio) en un calendario digital. Será mucho más fácil hacer ajustes. Sé que el escritor Cal Newport hace su BT diario en papel, pero no es muy visualmente atractivo que digamos. Si quieres dedicarle tiempo a ponerle creatividad a tu BT, está bien, pero espera a que hayas dominado la técnica para que no te desanimes.
- Recuerda que no tienes que usar el BT todo el día ni todos los días. Creo que vale la pena usarlo con frecuencia, pero no pasa nada si quieres tener un día más flexible y olvidarte de bloquear tus horas.
- Si asignar una hora específica a cada tarea te parece demasiado rígido, prueba usar el BT solo para saber qué tantas cosas puedes hacer en un día, pero sin determinar exactamente cuándo las harás. El BT puede ayudarte a ser realista para ver qué tantas cosas puedes realizar en un solo día al obligarte a ver cuánto tiempo te toma cada cosa y cuánto tiempo tienes disponible.
Un ejemplo de BT parcial.
¿Debería usar el bloqueo de tiempo?
Como todo en la vida, el BT tiene puntos a favor y puntos en contra.
Puntos a favor:
- El BT puede maximizar tu productividad gracias a que te obliga a realizar lo que se conoce como “establecimiento de la intención”. Estudios han demostrado que si especificas cuándo, dónde y cómo realizarás tus objetivos, es más probable que los lleves a cabo.
- Limita la cantidad de cosas en tu lista de tareas porque te obliga a enfrentarte con el tiempo que tienes disponible y el tiempo que te tomará cada cosa.
- Elimina la parálisis de decidir qué hacer y cuándo hacerlo. Es mejor planear con anticipación y dedicar el día a ejecutar.
- Aprovecha la “ley de Parkinson”. Este concepto indica que las tareas se expanden y contraen para ocupar el tiempo que les asignemos. Si asignas un espacio de 3 horas para realizar un reporte, es probable que el reporte te tome 3 horas. Si tienes todo el tiempo que quieras para realizar esa misma tarea, te tomará todo el tiempo del mundo. Ver el bloque de tiempo definido en tu calendario te motivará a terminar a tiempo y abandonar el perfeccionismo.
Puntos en contra:
- Si no eres realista en determinar cuánto te tomará cada cosa, puede volverse algo abrumador y tus planeas se desmoronarán como fichas de dominó.
- Si surge algún trabajo extra o imprevisto tendrás que mover tus planes. Si no eres flexible para ajustar y recuperarte pronto, tu productividad puede verse afectada por el resto del día.
- Exige más tiempo de preparación y planeación.
- No es muy útil para personas que no tienen horarios de trabajo bien definidos o que se enfrentan a constantes interrupciones.
La moraleja de la historia: Sé realista
Uses el bloqueo de tiempo o no, debes procurar ser realista acerca de las cosas que puedes lograr en un solo día. Cada tarea toma tiempo; el BT nos puede ayudar a enfrentar la realidad de que este es un recurso limitado.
““Si las personas desperdiciaran su dinero tan insensatamente como desperdician su tiempo, pensaríamos que están locas”.”